หน่วยที่ 9 การวางแผน

การวางแผน

แนวคิด

            การวางแผน เป็นงานที่สำคัญและจำเป็นต่อการบริหารขององค์การ เป็นภารกิจที่ผู้บริหารต้องกระทำเป็นดำดับแรกของการบวนการบริหาร การดำเนินการใด ๆ ถ้ามีการวางแผนที่ดีมีขั้นตอนการปฏิบัติที่จัดเจนก็เชื่อได้ว่า งานนั้นย่อมประสบผลสำเร็จและบรรลุเป้าหมาย โดยเฉพาะการพัฒนางาน การป้องกันความผิดพลาดทำได้โดยการวิเคราะห์ ขั้นตอนการทำงานและปัจจัยการดำเนินงาน องค์การไม่มีแผนงานย่อมมีโอกาสที่ประสบกับความล้มเหลวได้ง่าย ดั้งนั้น องค์การจึงต้องมีการวางแผนเพื่อให้กระบวนการปฏิบัติงาน เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

สาระการเรียนรู้

1. ความหมายของการวางแผน

2. ประเภทของการวางแผน

3. กระบวนการวางแผน

4. ผู้บริหารกับการบริหารการวางแผน

5. การวางแผนที่มีประสิทธิภาพ

ผลการเรียนรู้ที่คาดหวัง

1. อธิบายความหมายการวางแผนได้

2. อธิบายประเภทของการวางแผนได้

3. อธิบายกระบวนการวางแผนได้

4. อธิบายผู้บริหารกับการวางแผนได้

5. อธิบายการวางแผนอย่างมีประสิทธิภาพได้

ความหมายของการวางแผน

            องค์การจำเป็นต้องพิจารณาและมีการเตรียมการรองรับความเปลี่ยนแปลงอย่างวดเร็วในทุกด้านองค์การที่ประสบกับความล้มเหลวส่วนใหญ่ เกิดจากการมราผู้บริหารมิได้ตระหนักถึงการวางแผนและมักจะละเลยสิ่งแวดล้อมขององค์การต่าง ๆ ที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอและเป็นไปอย่างต่อเนื่องแม้ว่าผู้บริหารจะตระหนักถึงความสำคัญของการวางแผนและเตรียมพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ แต่ก็ต้องพิจารณาอีกว่าการวางแผนที่ได้ทำไปแล้วนั้นมีความถูกต้องสมบูรณ์หรือไม่เพียงใด  หน้าที่ทางการบริหารต่างๆถ้าจะเปรียบเทียบกันแล้วอาจกล่าวได้วาการวางแผนเป็นหน้าที่การบริหารที่สำคัญที่สุดในทุกระดับขององค์การเพราะการวางแผนมีขอบเขตครอบคลุมถึงหน้าที่การบริหารด้านอื่น ๆ ทั้งหมดและเป็นจุดเริ่มต้นของการบริหารทั้งปวง เพื่อที่จะมุ่งไปสู่วัตถุประสงค์อันเป็นเป้าหมายหลักขององค์การร่วมกัน

ความหมายของการวางแผน

            การวางแผน ( Planning ) เป็นกระบวนการกำหนดวัตถุประสงค์สิ่งที่จะต้องกระทำเพื่อที่จะทำให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ที่กำหนด การวางแผนผังเป็นกาตัดสินใจล่วงหน้าเกี่ยวกับงานที่จะทำในอนาคตเป็นกาคิด วิเคราะห์ และตัดสินใจก่อนลงมือกระทำ เป็นการมุ่งป้องกัน ปัญหามากกว่าการคอยแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้น จะเห็นได้ว่าการวางแผนเป็นการเชื่อมโยงจากปัจจุบันที่เป็นอยู่ไปสู่จุดมุ่งหมายที่ต้องการวางแผน จึงเป็นกระบวนการในการคิด วิเคราะห์ เพื่อให้ทราบถึงสถานการณ์ที่เป็นอยู่ในปัจจุบันพิจารณาถึงวัตถุประสงค์ที่ต้องกาให้เกิดขึ้นทั้งนี้จะต้องมีการคิดพิจารณาถึงรายละเอียดของสิ่งที่ต้องทำพร้อมกับการระบุผลสำเร็จต่าง ๆ ที่ต้องการ ซึ่งจะนำไปสู่วัตถุประสงค์ตามที่ได้ตั้งไว้

ประโยชน์ของการวางแผน

การวางแผนที่ดีจะส่งผลกระทบต่อความสำเร็จขององค์การและการบริหารงานดังนี้

1. เป็นเกณฑ์การควบคุม การวางแผนจะช่วยให้ผู้บริหารได้กำหนดหน้าที่ควบคุมขึ้นทั้งนี้เพราะการวางแผนและควบคุมเป็นกิจกรรมที่ต้องดำเนินการคู่แข่งถ้าไม่มีการวางแผนก็ไม่สามารถที่จะควบคุมได้ การควบคุมเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบกิจกรรมต่าง ๆ ที่กำหนดไว้ในแผน ดังนั้นแผนจึงเป็นตัวกำมาตรฐานของการควบคุมซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการปฏิบัติงาน

2. บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ การวางแผนจะมีการกำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่องค์การต้องการเป็นจุดเริ่มต้นเป็นงานขั้นแรกถ้าการกำหนดเป้าหมายนั้นมีความชัดเจนก็จะช่วยให้การบริหารจัดการแผนบรรลุจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้

3. ลดความไม่แน่นอน การวางแผนเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการคาดการณ์ในอนาคตการวางแผนที่มีประสิทธิภาพนั้นต้องมาจากพื้นฐานข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่ปรากฏขึ้นแล้วทำการวิเคราะห์คาดคะเนเหตุการณ์ในอนาคตซึ่งอาจจะเป็นเหตุที่ก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ อาจมีผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์การความเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ เหล่านี้จะเป็นตัวกำหนดในแผนเพื่อลดความไม่แน่นอนลงการ วางแผนที่ดีจะต้องหาแนวทางที่ป้องกันหรือแก้ไขเหตุการณ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้น

4. ประหยัด การวางแผนที่ดีจะช่วยให้มีวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ทำให้งานส่วนย่อยต่าง ๆ มีการประสานสัมพันธ์กันดีกิจกรรมที่ดำเนินการมีความต่อเนื่องกัน สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นการใช้ทัพยากรที่มีอยู่ให้ได้ประโยชน์ออย่างเต็มที่และคุ้มค่า เป็นการลดต้นทุนที่เกิดขึ้นจากการทำงานที่ซ้ำซ้อนหรือความเสียหายที่จะเกิดขึ้นจากการทำงานที่ไม่ประสานกัน

5. พัฒนาการแข่งขัน กางวางแผนที่มีประสิทธิภาพ ทำให้ธุรกิจมีการแข่งขันเพิ่มมากขึ้น  เพราะการวางแผนจะเกี่ยวข้องกับการขยายขออบข่ายการทำงานการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

6. ทำให้เกิดประสานงานที่ดี การวางแผนได้สร้างความมั่นใจในการที่จะบรรลุจุดมุ่งหมายขององค์การ ทำให้กิจกรรมต่าง ๆ ที่จัดวางไว้มุ่งไปสู่จุดมุ่งหมายเดียวกันและเป็นการหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนในงานของแต่ละฝ่าย หรือแต่ละหน่วยงานย่อยขององค์การ

7. พัฒนาแรงจูงใจ การวางแผนที่ดีจะเป็นตัวบ่งชี้ให้เห็นถึงความร่วมแรงร่วมใจ ในการทำงานของกลุ่มผู้บริหารในองค์การและยังเป็นการสร้างแรงจูงใจให้เกิดขึ้นในกลุ่มของพนักงานที่ทราบอย่างชัดเจนว่าองค์การคาดหวังอะไร

8. ส่งเสริมให้เกิดการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ กางวางแผนเป็นพื้นฐานด้านการตัดสินใจเป็นสิ่งที่ช่วยให้เกิดแนวความคิดใหม่ ๆ และความคิดสร้างสรรค์ เนื่องจากการวางแผนจะต้องมีการระดมสมองจากคณะผู้ทำงาน ทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ใหม่ ๆ นำมาใช้ประโยชน์แก่องค์การข้อจำกัดของการวางแผน

9. ช่วยให้การติดตามและประเมินผลงานขององค์การ เป็นไปได้อย่างเป็นระบบง่ายต่อการปฏิบัติและกระทำได้ตลอดช่วงการททำงาน เพราะแผนงานนั้นต้องระบุขั้นตอน กระบวนการ ทำให้องค์การทราบว่าจะต้องประเมินหรือตรวจสอบอะไรและเมื่อไร เมื่อพบปัญหาหรืออุปสรรคระหว่างการปฏิบัติงาน จึงสามารถแก้ปัญหาหรือปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงานได้ทันท่วงทีทำให้องค์การปฏิบัติงานไปจนถึงจุดหมายได้

ข้อจำกัดของการวางแผน   

            การวางแผนที่ดีย่อมนำไปสู่เป้าหมายที่คาดหวังของงาน แต่ในทางปฏิบัติ การวางแผนนั้นมักจะมีข้อจำกัดหรืออุปสรรคในการวางแผนออยู่บ้าง ข้อจำกัดหรืออุปสรรคเหล่านั้นส่งผลกระทบต่อการปฏิบัติงานข้อจำกัดการวางแผนพอสรุปได้ดังนี้

1. การวางแผนจำเป็นต้องมีข้อมูลที่เชื่อถือได้ ข้อมูลต่าง ๆ จะถูกนำมาวิเคราะห์และพิจารณากำหนดจุดมุ่งหมาย และกิจกรรมที่ต้ องงดำเนินงานถ้าในขณะที่ทำการวางแผนนั้นได้รับข้อมูลที่มาจากแหล่งที่เชื่อถือไม่ได้ ก็จะส่งผลให้การวิเคราะห์สถานการณ์ต่าง ๆ ผิดพลาดกากำหนดเป้าหมายและวิธีการทำงานก็จะผิดพลาดไปด้วย ข้อมูลจึงเป็นปัจจัยที่สำคัญในการวางแผน การวางแผนเป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลาและสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย

2. การวางแผนเป็นการคาดการณ์ล่วงหน้าถ้าผู้บริหารขาดวิสัยทัศน์ ขาดความเป็นผู้นำขาดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ก็จะไม่สามารถวางแผนที่ดีได้ผู้ที่จะวางแผนได้ดีต้องเป็นบุคคลที่มีวิสัยทัศน์จึงจะสามารถมองหาเป้าหมายและมาตรการประเมินและติดตามแผนที่ได้วางไว้นั้นอย่างเหมาะสมและมีความเข้าใจการดำเนินงานตามแผนได้อย่างถูกต้อง

3. ขาดปัจจัยที่เป็นองค์ประกอบหลักในการวางแผน เช่นขาดบุคลากรที่มีความรู้ในการวางแผนขาดข้อมูลต่าง ๆ ที่จะนำมาใช้ประกอบในการตัดสินใจ ฯลฯ

4. ผู้ปฏิบัติงานและผู้รับผิดชอบแผนอาจอาจไม่เข้าใจส่วนใดส่วนหนึ่งของแผนทำให้การสื่อสารการมอบหมายการดำเนินงาน ฯลฯ ไม่สอดคล้องหรือตอบสนองต่อจุดประสงค์ที่แท้จริง

5. การดำเนินงานภายในองค์การที่มีความเข้มงวดเกินไป จะเป็นอุปสรรคต่อการเกิดความคิดริเริ่ม และแนวความคิดใหม่ ๆ ในการทำงาน ร่วมทั้งก่อให้เกิดการต่อต้านสูง ซึ่งล้วนแล้วเป็นอุปสรรคต่อกาวางแผนทั้งสิ้น ดังนั้นผู้วางแผนโดยเฉพาะผู้บริหารจำเป็นต้องมีการยืดหยุ่นในการดำเนินงานในบางกรณีซึ่งจะนำมาสู่ผลดีต่อการปฏิบัติงานตามแผน

6. การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ซึ่งถ้าผู้วางแผนไม่ยอมรับในเรื่องราวต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น เช่น นโยบายของรัฐ เศรษฐกิจ การเมืองอาจนำไปสู่การต่อต้านจากกลุ่มพนักงาน ซึ่งจะส่งผลทำให้กระบวนการวางแผนขาดประสิทธิภาพได้

7. การปฏิบัติงานตามแผนต้องมีการประเมินผลเป็นระยะ ๆ และปรับปรุงแก้ไขและขจัดอุปสรรคต่าง ๆ หากผู้ปฏิบัติงานไม่เข้าใจและเข้าใจเอาว่าการประเมินผลเป็นการจับผิดหรือตรวจสอบสมรถภาพการทำงานของผู้ปฏิบัติ จึงไม่อยากให้ความร่วมมือเท่าที่ควรทำให้เป็นอุปสรรคในการปฏิบัติงาน

8. ประสิทธิภาพการวางแผนอาจมีข้อจำกัดจากปัจจัยภายนอกที่ไม่สามารถควบคุมได้ เช่น การเกิดภัยธรรมชาติต่าง ๆซึ่งสิ่งเหล่านี้ผู้วางแผนไม่อาจควบคุมได้ อาจมีผลทำให้การดำเนินงานตามแผนมีอุปสรรคและปัญหาเกิดขึ้นได้

ประเภทของการวางแผน

การแบ่งประเภทของการวางแผน มีอยู่หลายวิธีขึ้นอยู่กับองค์การจะยึดถือสิ่งใดเป็นเกณฑ์โดยทั่วไปแบ่งออกได้เป็น 4 ประเภท ดังนี้

        1. การวางแผนตามระดับขององค์การ คือ การวางแผนหลัก และแผนย่อยขององค์การที่เชื่อมโยงกันกับระดับขั้นของการจักการ เช่น ผู้บริหารระดับสูงจะวางแผนระดับนโยบาย โดยมุ่งวางแผนหลักหรือแผนแบ่งงานเป็นสำคัญ ส่วนผู้บริหารระดับกลางจึงจะทำการวางแผนด้านการบริหารในขอบเขตของงานที่ตนรับผิดชอบอยู่ และผู้บริหารระดับต้นจะทำการวางแผนเกี่ยวกับการปฏิบัติงานประจำที่ต้องดำเนินการต่อเนื่อง เป็นต้น

2. การวางแผนตามหน้าที่งาน คือ การวางแผนกิจกรรมต่างๆตามหน้าที่งานหลักของกิจการภายในองค์การ เช่น แผนงานด้านการผลิต แผนงานด้านบุคลากร แผนงานด้านการเงิน และแผนงานด้านการตลาด เป็นต้น

3. การวางแผนตามระยะเวลา คือ การวางแผนแบ่งแยกตามระยะเวลาของแผน ขึ้นอยู่กับองค์การเป็นสำคัญ บางองค์การแบ่งออกเป็นแผนระยะยาว ซึ่งอาจเป็น 5 ปีขึ้นไป แผนระยะปานกลาง อาจจะเป็นระยะ 2-3 ปี และแผนระยะสั้น อาจเป็นแผนประจำปีหรือแผนงานช่วงระยะไตรมาสเป็นต้น

4. การวางแผนตามชนิดของงาน คือ การวางแผนแบ่งงานตามลักษณะที่แตกต่างในเนื้อหาความยากง่าย กลไกและวัตถุประสงค์ที่จะนำไปใช้งานเช่น นโยบาย วัตถุประสงค์ กลยุทธ์แผนงาน กฎ ระเบียบ วิธีกดการปฏิบัติ เป็นต้น

        การวางแผนประเภทต่าง ๆ ดังกล่าวจะประกอบด้วย แผนงานหรือโครงการย่อยต่าง ๆ เข้าไว้ เช่น แผนการปรับปรุงมาตรฐานการปฏิบัติงานซึ่งจะเกี่ยวข้องกับอีกหลายกิจกรรมก็ได้

ชนิดของการวางแผน

การวางแผนอาจมีความแตกต่างทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการดำเนินงานขององค์การ โดยแบ่งออกได้ดังนี้

1. วัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย (Objectiver or Goals) วัตถุประสงค์ หมายถึง เป้าหมายที่ต้องการให้กิจกรรมดำเนินการบรรลุผลมีลักษณะเฉพาะเจาะจง เป็นผลลัพธ์ที่สามารถวัดได้วัตถุประสงค์เป็นแนวทางที่จะนำไปสู่การปฏิบัติเพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมาย วัตถุประสงค์จึงเปรียบเสมือนเครื่องมือการประเมินประสิทธิผล และประสิทธิภาพขององค์การ

            เป้าหมาย หมายถึงการกำหนดสิ่งที่ต้องการซึ่งองค์การจะต้องพยายามทำให้เกิดขึ้นทั้งวัตถุประสงค์และเป้าหมายเป็นคำที่อาจใช้แทนกันได้ เนื่องจากมีความหมายคล้ายคลึงกันเป็นจุดหมายปลายทางของการจัดองค์การ

            องค์การแต่ละแห่งย่อมมีการกำหนดวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันออกไป องค์การขนาดใหญ่มักจะมีทั้งวัตถุประสงค์หลักและวัตถุประสงค์รอง ซึ่งวัตถุประสงค์รองนั้นจะต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์หลัก เช่น วัตถุประสงค์หลักขององค์การคือ กาสร้างกำไรจากการดำเนินงานขณะที่วัตถุประสงค์ของแผนกผลิต เป็นวัตถุประสงค์รองก็ต้องการจะผลิตสินค้าที่มีคุณภาพดีโดยใช้ต้นทุนตามที่กำหนดจะเห็นได้ว่ามีความสอดคล้อง เป็นต้น

            การกำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายด้วยความรอบคอบชัดเจน จะนำมาซึ่งความสำเร็จขององค์การ เพราะคนทุกคนในองค์การจะมีความเข้าใจอันจะนำไปสู่การปฏิบัติงานที่สนับสนุนให้องค์การประสบความสำเร็จ

2. จุดมุ่งหมายหรือภารกิจ (Purposes or Missions) จุดมุ่งหมาย หมายถึง จุดประสงค์สิ่งที่จำเป็นและเป็นความต้องการเพื่อความอยู่รอดขององค์การ สำหรับภารกิจ หมายถึง หน้าที่หรืองานขององค์การที่ต้องกระทำ โดยทุกองค์การจะต้องมีจุดมุ่งหมายและภารกิจในทุก ๆ ระบบ เช่น จุดมุ่งหมายหรือภารกิจขององค์การคือ การผลิตและการจัดจำหน่ายสินค้าหรือบริการ เป็นต้น

3. นโยบาย (Policies) หมายถึง ข้อความทั่วไปอ้นเป็นสิ่งที่เข้าใจและเป็นสิ่งที่ยอมรับทั่วทั้งองค์การ ซึ่งจะใช้เป็นแนวทางปฏิบัติสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหารที่มีต่อผู้บังคับบัญชาหรือพนักงานขององค์การ

กระบวนการวางแผน

            การวางแผนเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ต้องอาศัยหลักเกณฑ์และความรู้ทางด้านทฤษฏีต่าง ๆ การกำหนดวิธีการต่าง ๆ จึงต้องอาศัยศิลปะในการดำเนินการและประสานงานของผู้บริหาร การวางแผนเป็นกระบวนการจึงต้องมีการดำเนินการอย่างเป็นลำดับขั้นตอนและแต่ละตอนนั้นจะมีความเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กัน ถ้าขั้นตอนใดดำเนินการผิดพลาดก็จะส่งผลให้การดำเนินการในขั้นต่อ ๆ ไปประสบปัญหาล้มเหลวตามไปด้วยได้  กระบวนการวางแผนและปฏิบัติงานอาจแบ่งได้เป็น 8 ขั้นตอน ดังแผนภูมิข้างล่างนี้

ขอขอบคุณ http://toorsicc.blogspot.com/p/6_61.html

สืบค้นเมื่อ  27 ธันวาคม 2560