การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ภายใต้โลกของการแข่งขันยุคใหม่
สภาพแวดล้อมภายนอกมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ธุรกิจจำเป็นต้องปรับตัวเพื่อให้อยู่รอด
การบริหารเชิงกลยุทธ์จึงเป็นสิ่งสำคัญ เพราะไม่ว่าธุรกิจจะมีขนาดใหญ่หรือขนาดเล็กล้วนแล้วแต่ต้องเผชิญกับสถานการณ์การแข่งขันที่เพิ่มมากขึ้น
หากผู้ประกอบการไม่มีทักษะและกลยุทธ์ในการบริหารจัดการก็จะเป็นอุปสรรคต่อการเติบโตของธุรกิจ
การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานจึงเป็นหนทางหนึ่งที่ช่วยส่งเสริมการบริหารงานให้ธุรกิจสามารถขับเคลื่อนไปได้บนสถานการณ์การแข่งขันที่รุนแรง
ไคเซนเป็นเทคนิควิธีอันหนึ่งที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานขององค์กร
คำว่า “Kaizen” เป็นศัพท์ภาษาญี่ปุ่น แปลว่า การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องซึ่งหากแยกความหมายตามพยางค์แล้วจะแยกได้
2 คำ คือ
“Kai” แปลว่า
การเปลี่ยนแปลง (change)
“Zen” แปลว่า
ดี (good)
ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีก็คือการปรับปรุงนั่นเอง
ซึ่งโดยหลักการแล้วเป็นการปรับปรุงงานโดยการทำงานให้น้อยลง
ไคเซนเป็นเทคนิควิธีในการปรับปรุงงานโดยมุ่งเน้นที่จะลดขั้นตอนในการทำงานลง
เพื่อให้ได้ทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่สูงขึ้นและมุ่งปรับปรุงในทุกๆ
ด้านขององค์กรเพื่อยกระดับชีวิตการทำงานของผู้ปฏิบัติงานให้สูงขึ้นตลอดเวลา
การปรับปรุงในแบบไคเซน (Kaizen)
การปรับปรุงสมัยเก่า
มักจะเน้นแต่การปรับปรุงใหญ่ๆ ที่ต้องลงทุนเป็นหลัก หรือต้องผ่านงานวิจัยและพัฒนา
(R&D:
Research & Development) เช่น
ใช้เทคโนโลยีใหม่เครื่องไม้เครื่องมือใหม่ กระบวนการแบบใหม่
ซึ่งการปรับปรุงลักษณะนี้ก็คือ “Innovation”
หรือ “นวัตกรรม”
และมักเป็นภารกิจของระดับบริหารหรือผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ส่วนพนักงานทั่วไปก็เป็นเพียงผู้ที่
“คอยรักษาสภาพ”
ให้เป็นไปตามที่หัวหน้ากำหนดไว้ไม่ค่อยมีส่วนร่วมในการปรับปรุงมากนัก
แต่ในความเป็นจริง การรักษาสภาพก็ไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะสภาพที่ดีมักจะค่อยๆ ลดลง
และจะกลับมาดีขึ้นเมื่อเกิด Innovation
ในครั้งถัดไป
แนวคิดของ Kaizen จึงเข้ามาเสริมจุดอ่อนที่เกิดขึ้นตรงนี้
คือ
เป็นการปรับปรุงเพื่อการรักษาสภาพและปรับปรุงเพื่อให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่องทีละเล็กทีละน้อย
ผสมผสานไปกับการปรับปรุงแบบก้าวกระโดดหรือ Innovation
หลักในการเริ่มต้นแนวคิดไคเซน (Kaizen)
1. ความคิดสร้างสรรค์
ความคิดสร้างสรรค์เป็นประโยชน์มากสำหรับการแก้ไขปัญหา
บางครั้งหากว่าเราแก้ไขปัญหาโดยใช้หลักเหตุผลธรรมดาซึ่งเป็นการแก้ไขปัญหาแบบตรงๆ
แล้วหนทางแก้ไขอาจจะมีราคาแพงไม่คุ้มค่าและอาจจะไม่ได้ผลก็เป็นได้
2. ใช้หลัก
“เลิก-ลด-เปลี่ยน”
การทำไคเซนเพื่อปรับปรุงงานวิธีหนึ่งคือใช้หลักการ
“เลิก-ลด-เปลี่ยน” ดังต่อไปนี้
ก) การเลิก
การเลิก หมายถึง
การวิเคราะห์ว่าขั้นตอนการทำงานหรือสิ่งที่เป็นอยู่บางอย่างนั้นสามารถที่จะตัดออกไปได้หรือไม่
โดยพิจารณาจากความจำเป็น
ตัวอย่างเช่น
หัวหน้างานของบริษัทแห่งหนึ่ง พบว่า วันหนึ่งๆ
มีผู้ใต้บังคับบัญชาวางรายงานบนโต๊ะทำงานของตนเป็นจำนวนมาก
และทุกครั้งตนเองก็ต้องเสียเวลาเปิดอ่านเนื้อหาภายในเพียงเพื่อต้องการทราบเรื่องรายงานเพียงคร่าวๆ
เท่านั้น และพบว่าปกรายงานนั้นช่วยในเรื่องของความสวยงาม
แต่กลับไม่สะดวกในการทำงาน ดังนั้นหากนำปกรายงานออกก็จะช่วยให้สามารถประหยัดเวลาในการทำงานโดยไม่ต้องเปิดดูภายในปกรายงาน
และสามารถประหยัดเงินได้อีกด้วย
ข) การลด
การลด หมายถึง
การพิจารณาว่าในการทำงานนั้นมีกิจกรรมใดบ้างที่ต้องกระทำซ้ำๆ กันไปมา
หากว่าเราไม่สามารถยกเลิกกิจกรรมนั้นออกได้ ก็ต้องพยายามลดจำนวนครั้งในการกระทำ
เพื่อจะได้ไม่ต้องทำงานแบบซ้ำๆ กันโดยที่ไม่เกิดประโยชน์อันใดตัวอย่างเช่น
พนักงานที่ทำงานด้านภาษีของรัฐแห่งหนึ่งเมื่อใกล้ถึงช่วงเสียภาษีผู้ที่ต้องการเสียภาษีจะเดินเข้ามาถามข้อสงสัยจำนวนมาก
พนักงานผู้นี้ต้องการลดการที่จะต้องคอยตอบคำถามแบบซ้ำๆ
โดยการรวบรวมคำถามที่ถูกถามบ่อย ๆ แล้วเขียนติดเป็นประกาศพร้อมตัวอย่าง
เพื่อให้ผู้ที่จะมาสอบถามสามารถอ่านข้อสงสัยก่อนได้
ค) การเปลี่ยน
หากว่าเราพิจารณาแล้วว่า
ไม่สามารถเลิก และลดกิจกรรมใดได้แล้ว เราก็อาจจะเปลี่ยนแปลงได้
โดยการเปลี่ยนวิธีการทำงาน เปลี่ยนวัสดุ เปลี่ยนทิศทาง หรือเปลี่ยนองค์ประกอบ เป็นต้น
ตัวอย่างเช่น ช่างของโรงงานแห่งหนึ่งพบว่า
มีการยืมใช้งานเครื่องมือของช่างแต่ละแผนก งานบ่อยครั้ง ทำให้สุดท้ายเกิดความสับสนว่าเครื่องมือชิ้นนั้นเป็นของแผนกใด
อีกทั้งเครื่องมือมักจะหายอยู่ บ่อยครั้ง
ดังนั้นจึงแก้ไขปัญหานี้โดยใช้วิธีการเปลี่ยนคือ เปลี่ยนสีของเครื่องมือ
โดยแต่ละแผนกจะมีสีของ เครื่องมือต่างกันเพื่อแก้ปัญหาความสับสนในการยืมใช้เครื่องมือ
อีกทั้งเครื่องมือยังคงอยู่ประจำแผนกอีก ด้วย
ทำให้ไม่เสียเวลาค้นหาเครื่องมืออีกต่อไป
สิ่งที่ต้องคำนึงในการทำไคเซน (Kaizen)
1. Kaizen ถือเป็นวัฒนธรรมองค์กรอย่างหนึ่ง
จะต้องใช้เวลาในการเปลี่ยนแปลง
2. Kaizen เป็นสิ่งที่เราทุกคนทำอยู่ในชีวิตประจำวันอยู่แล้ว
จึงสามารถนำสิ่งที่เคยปฏิบัติมาดำเนินการให้จริงจังและมีหลักการมากขึ้น
3. Kaizen จะต้องทำให้การทำงานง่ายขึ้นและลดต้นทุน
แต่ถ้าทำแล้วยิ่งก่อความยุ่งยากจะไม่ถือว่าเป็น Kaizen
บทสรุปไคเซน (Kaizen)
การแข่งขันทางธุรกิจ
เป็นปัจจัยสำคัญในการผลักดันให้ผู้บริหารต้องสร้างสรรค์กลยุทธ์ในการบริหารงานอยู่เสมอ
การบริหารเชิงกลยุทธ์ในรูปแบบของไคเซนจึงถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายในธุรกิจ
เนื่องจากสามารถทำได้ง่าย ช่วยลดต้นทุนในการบริหารจัดการงาน แต่อย่างไรก็ตาม
การนำหลักการ Kaizen มาใช้ในองค์กรให้ประสบผลสำเร็จนั้น
ผู้บริหารจะต้องมีบทบาท ดังนี้
1. เป็นผู้นำและริเริ่มการเปลี่ยนแปลงด้วย
Kaizen โดยการประกาศและแถลงเป็นนโยบาย การดำเนินการอย่างชัดเจนและต่อเนื่อง
เพื่อให้องค์กรเข้าใจวัตถุประสงค์ของการเปลี่ยนแปลงนี้
2. เป็นประธานในการนำเสนอผลงานความคิดของพนักงานในองค์กร
โดยต้องมีเวทีให้นำเสนอผลงาน สร้างการมีส่วนร่วมให้พนักงานคิดกันเอง เช่น
การจัดประกวดความคิด (Idea
Contest)
3. นำเสนอรางวัลและให้คำรับรอง
เพื่อให้เกิดการยอมรับ (Recognition)
4. มีการติดตามการดำเนินการอย่างสม่ำเสมอโดยใช้หลัก
Visualization เช่น Visual Board ต่างๆการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องตามแนวคิดของไคเซน
นอกจากจะทำให้เกิดผลิตภาพที่ดีแล้ว ยังส่งเสริมศักยภาพในการปฏิบัติงาน
ช่วยให้ธุรกิจสามารถเติบโตภายใต้การแข่งขันที่รุนแรงได้เป็นอย่างดีสืบค้นเมื่อ 13 ธันวาคม 2560
ที่มา http://www.stou.ac.th/study/sumrit/5-58(500)/page5-5-58(500).html
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น