การจัดองค์การ
การจัดองค์การ ( Organizing)
นักทฤษฎีองค์การทั้งหลายพยายามที่จะออกแบบองค์การ
เพื่อรวบรวมเอาพนักงานทั้งหลายขององค์การที่จะต้องทำงานร่วมกัน และมีความจำเป็นที่จะต้องประสานงาน เพื่อให้งานได้รับมอบหมายบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ
ซึ่งการจัดองค์การถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการบริหารการจัดการ
โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานบางอย่างไม่สามารถทำเพียงคนเดียวได้ หลาย ๆ
คนจำต้องรวมตัวกันเป็นกลุ่มที่เรียกว่า
“ องค์การ ”
ดังที่ CHESTER I
BARNARD กล่าวว่า องค์การเป็นระบบของการร่วมมือร่วมใจของมนุษย์ ดังนั้น
การจัดองค์การก็เพื่อให้โครงสร้างของกลุ่มคน และกลุ่มตำแหน่งงานต่าง ๆ
ที่จะไปรองรับกับแผนงานที่กำหนดไว้
และเป็นโครงสร้างที่จัดขึ้น
เพื่อประสานให้ทุกฝ่ายเข้าใจได้ดี
ช่วยลดความซ้ำซ้อนผู้บริหารจึงจำเป็นต้องจัดองค์การให้มีลักษณะที่สมดุลเพื่อประโยชน์ขององค์การ
ความหมายของการจัดองค์การ
การจัดองค์การ (Organizing) คือ กระบวนการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างคนงานและกิจกรรมต่างๆขององค์การเพื่อที่จะก่อให้เกิด
การใช้ทรัพยากรขององค์การให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด การจัดองค์การ (Organizing) คือ การจัดระเบียบกิจกรรมต่าง
ๆ ในองค์การ และมอบหมายงานให้คนปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย การจัดองค์การที่ดี
จะช่วยให้การบริหารการจัดการมีประสิทธิภาพได้เนื่องจาก
1. ทำให้ทราบขอบเขต ความรับผิดชอบ
และอำนาจหน้าที่ต่าง ๆ
2. ช่วยป้องกันการทำงานที่ซ้ำซ้อน
3. ช่วยประสานงานในหน้าที่ต่าง ๆ
ได้ดี
4.
ช่วยลดปัญหาความขัดแย้งระหว่างพนักงานในองค์การได้
5.
สามารถแสดงให้เห็นตัวภาระหน้าที่ความรับผิดชอบได้ชัดเจน
6.
ทำให้มีระบบการสื่อสารตามสายการบังคับบัญชาที่ดี
หลักในการจัดองค์การที่ดีจะต้องมีองค์ประกอบและแนวปฏิบัติดังต่อไปนี้
1.หลักวัตถุประสงค์ (Objective) กล่าวว่า
องค์การต้องมีวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน
นอกจากนั้นตำแหน่งยังต้องมีวัตถุประสงค์ย่อยกำหนดไว้เพื่อว่าบุคคลที่ดำรงตำแหน่งจะได้พยายามบรรลุวัตถุประสงค์ย่อย
ซึ่งช่วยให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์รวม
2.หลักความรู้ความสามารถเฉพาะอย่าง (Specialization) กล่าวว่า
การจัดแบ่งงานควรจะแบ่งตามความถนัด
พนักงานควรจะรับมอบหน้าที่เฉพาะเพียงอย่างเดียวและงานหน้าที่ที่คล้ายกันหรือสัมพันธ์กัน
ควรจะต้องอยู่ภายใต้บังคับบัญชาของคนคนเดียว
3.หลักการประสานงาน (Coordination) กล่าวว่า
การประสานงานกัน คือ การหาทางทำให้ทุกๆฝ่ายร่วมมือกันและทำงานสอดคล้องกัน
โดยใช้หลักสามัคคีธรรม เพื่อประโยชน์ขององค์การ
4.หลักของอำนาจหน้าที่ (Authority) กล่าวว่า
ทุกองค์การต้องมีอำนาจสูงสุด จากบุคคลผู้มีอำนาจสูงสุดนี้
จะมีการแยกอำนาจออกเป็นสายไปยังบุคคลทุกๆคนในองค์การ หลักนี้บางทีเรียกว่า Scalar Principle (หลักความลดหลั่นของอำนาจ)
บางทีเรียกว่า Chain of
command (สายการบังคับบัญชา)
การกำหนดสายการบังคับบัญชานี้ก็เป็นวิธีประสานงานอย่างหนึ่ง
5.หลักความรับผิดชอบ (Responsibility) หลักของความรับผิดชอบ
กล่าวว่า อำนาจหน้าที่ควรจะเท่ากับความรับผิดชอบ
คือบุคคลใดเมื่อได้รับมอบหมายความรับผิดชอบก็ควรจะได้รับมอบหมายอำนาจให้เพียงพอ
เพื่อทำงานให้สำเร็จด้วยดี
6.หลักความสมดุล (Balance) จะต้องมอบหมายให้หน่วยงานย่อยทำงานให้สมดุลกันกล่าวคือปริมาณงานควรจะมีปริมาณที่ใกล้เคียงกัน
รวมทั้งความสมดุลระหว่างงานกับอำนาจหน้าที่ที่จะมอบหมายด้วย
7.หลักความต่อเนื่อง (Continuity) ในการจัดองค์การเพื่อการบริหารงานควรจะเป็นการกระทำที่ต่อเนื่อง
ไม่ใช่ ทำ ๆ หยุด ๆ หรือ ปิด ๆ เปิด ๆ
ยิ่งถ้าเป็นบริษัทหรือห้างร้านคงจะไปไม่รอดแน่
8.หลักการโต้ตอบและการติดต่อ (Correspondence) ตำแหน่งทุกตำแห่งจะต้องมีการโต้ตอบระหว่างกันและติดต่อสื่อสารกัน
องค์การจะต้องอำนวยความสะดวก จัดให้มีเครื่องมือและการติดต่อสื่อสารที่เป็นระบบ
9.หลักขอบเขตของการควบคุม (Span of control) เป็นการกำหนดขีดความสามารถในการบังคับบัญชาของผู้บังคับบัญชาคนหนึ่ง
ๆ ว่าควรจะควบคุมดูแลผู้ใต้บังคับบัญชาหรือจำนวนหน่วยงานย่อยมากเกินไป
โดยปกติหัวหน้าคนงานไม่เกิน 6 หน่วยงาน
10.หลักเอกภาพในการบังคับบัญชา (Unity of command) ในการจัดองค์การที่ดี
ควรให้เจ้าหน้าที่รับคำสั่งจากผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้าง่านเพียงคนเดียวเท่านั้น
เพื่อให้เกิดเอกภาพในการบังคับบัญชาจึงถือหลักการว่า "One man one boss"
11.หลักตามลำดับขั้น (Ordering) ในการที่นักบริหารหรือหัวหน้างานจะออกคำสั่งแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา
ควรปฏิบัติการตามลำดับขั้นของสายการบังคับบัญชาไม่ควรออกคำสั่งข้ามหน้าผู้บังคับบัญชา
หรือผู้ที่มีความรับผิดชอบโดยตรง เช่น อธิการจะสั่งการใด ๆ
แก่หัวหน้าภาควิชาควรที่จะสั่งผ่านหัวหน้าคณะภาควิชานั้นสังกัดอยู่
อย่างน้อยที่สุดก็ควรจะได้แจ้งหัวหน้าคณะวิชานั้น ๆ ทราบด้วย
เพื่อป้องกันความเข้าใจผิด
และอาจจะเป็นการทำงายขวัญและจิตใจในการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาโดยไม่ตั้งใจ
12.หลักการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง (Promotion) ในการพิจาความดีความความชอบและการเอนตำแหน่งควรถือหลักว่า
ผู้บังคับบัญชาโดยตรงย่อมเป็นผู้ที่ปฏิบัติงานเกี่ยวกับใต้บังคับบัญชาของตนโดยใกล้ชิดและย่อมทราบพฤติกรรมในการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาได้ดีกว่าผู้อื่น
ดังนั้นการพิจารณาให้คุณและโทษแก่ผู้ที่อยู่ใต้บังคับบัญชาของผู้ใดก็ควรให้ผู้นั้นทราบและมีสิทธิมีเสียงในการพิจารณาด้วยเพื่อความเป็นธรรมแก่ใต้บังคับบัญชาของเขา
และเพื่อเป็นการเสริมสร้างขวัญในการทำงานของบุคคลในองค์การด้วย
การประสานงาน (Co-ordination)
หมายถึง การเชื่อมโยงกิจกรรมหรือการประสานงานต่าง
ๆ ของคนในหน่วยงานหรือองค์การให้นำมารวมเข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด และสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ การประสานจะมีประสิทธิภาพหรือไม่เพียงไร ก็ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการด้วยกันคือ สายการบังคับบัญชา เอกภาพในการบังคับบัญชา และขนาดของการควบคุม
การจัดโครงสร้างขององค์การ
หมายถึง
การกำหนดหน่วยงานในแต่ละระดับให้เชื่อมโยงงานเข้าด้วยกัน โดยอาจจะเชื่อมโยงงานในลักษณะแนวดิ่ง หรือแนวนอนก็ตาม ให้มีการประสานกิจกรรมต่าง ๆ ในแต่
ละระดับเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ
การออกแบบโครงสร้างองค์การตามหน้าที่ (Functional Organization)
เป็นวิธีการจัดองค์การ โดยแบ่งตามหน้าที่
หรือลักษณะงานที่ต้องทำโดยอาศัยความถนัดของแต่ละบุคคล เพื่อประโยชน์สูงสุดขององค์การ
การจัดแผนกงาน ( Departmentalization)
การจัดแผนกงานหมายถึง การจัดรวบรวมงานชนิดต่าง ๆ
หรือขั้นตอนของงานต่าง ๆ หรือกระบวนการทำงานต่าง ๆ ให้เข้ามาอยู่ในหน่วยงานใหญ่เดียวกัน เพื่อให้งานมีความสัมพันธ์กันมากขึ้น
- องค์การที่เป็นทางการ
(Formal Organization)
คือ กลุ่มหรือองค์การที่ถูกกำหนดขึ้นโดยโครงสร้างขององค์การซึ่งมีกฎเกณฑ์
รวมทั้งระบบสายการบังคับบัญชาที่กำหนดขึ้น
- องค์การที่ไม่เป็นทางการ (Informal Organization) คือกลุ่มหรือองค์การที่เกิดจากการ
รวมตัวของปัจเจกบุคคล โดยอาศัยพื้นฐานทางด้านผลประโยชน์และสายสัมพันธ์ความเป็นเพื่อน
ลักษณะของความสัมพันธ์ภายในจึงไม่มีกฎเกณฑ์ข้อบังคับที่แน่นอน
รูป แผนภูมิองค์การ
รูปแผนภูมิองค์การนั้นก็คือ
ความสัมพันธ์ที่เป็นทางการของสมาชิกในองค์การหรือที่เรียกว่า องค์การที่เป็นทางการ (Formal
Organization) แต่อย่างไรก็ตามองค์การมีการเปลี่ยนแปลงเสมอ ดังนั้น
สายสัมพันธ์ในองค์การก็จะมีการเปลี่ยนแปลงเช่นกัน
ซึ่งเราเรียกความสัมพันธ์ดังกล่าวว่าองค์การที่ไม่เป็นทางการ (Informal
Organization) องค์การที่ไม่เป็นทางการมีอยู่ทุกแห่ง ซึ่งเป็นองค์การที่เกิดจากความสัมพันธ์ส่วนตัว
มีทั้งข้อดีและข้อเสีย
หลักของการจัดองค์การ
หลักสำคัญของการจัดองค์การ ควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน, อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ , ความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา , สายบังคับบัญชา , ช่วงการบังคับบัญชา
, การประสานงาน , หลักของการทำงานเฉพาะอย่าง
และเอกภาพในการบังคับบัญชา องค์ประกอบของการจัดองค์การจะประกอบไปด้วย การแบ่งงานกันทำ (Division of work) การจัดแผนกงาน (Departmentalization) การกระจายอำนาจหน้าที่ (Distribution
of Authority) และการประสานงาน (Co-ordination) การจัดองค์การจะปรากฏขึ้นในรูปแผนภูมิองค์การที่เกิดจากการลากเส้นต่าง
ๆ เพื่อให้เห็นการแบ่งแยกกลุ่มงาน
ผู้รับผิดชอบ ตามลำดับลดหลั่นกันไป
ที่มา https://www.baanjomyut.com
สืบค้นเมื่อวันที่ 7 พฤศจิกายน 2560
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น